Un discret arrêté harmonise (enfin) les règles en matière de déclarations des frais professionnels.
Le papier c’est terminé
Admis par le Fisc depuis 2017, la numérisation des justificatifs de frais professionnels était autorisée, mais dans les faits une large majorité de sociétés continuaient à conserver des justificatifs papiers afin d’éviter toute violation du code de la Sécurité sociale qui indiquait que :
« Toute entreprise qui n’est pas en mesure de fournir les originaux de justificatifs de notes de frais s’expose à une requalification de ces frais en avantages en nature. Cette requalification entraîne l’application de charges patronales et salariales à hauteur de 60% des sommes dépensées. »
En supprimant, par un arrêté publié en Mai, la dernière barrière imposée par la Sécurité sociale, c’est le quotidien de millions de salariés qui est changé.
Ils sont, en effet, autorisés à se débarrasser de leurs justificatifs papiers à condition de respecter les règles strictes en matière de traçabilité du fichier numérique : horodatage, format, qualité, couleur, identité de l’auteur et certification par un tiers de confiance (de type plateforme agréée de gestion de note de frais).
Cohérent avec les exigences de l’administration fiscale française, la promesse de simplification est grande et alignée avec la digitalisation galopante des autres pays développés.
Pas pour hier !
L’arrêté précise que son application est effective dès le 1er Juillet 2019.
En revanche la mesure n’est pas rétroactive et les entreprises restent tenues de présenter des justificatifs originaux de notes de frais en cas de contrôle URSSAF sur les périodes précédentes.
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